Onboarding พนักงานใหม่ด้วย e-Learning ช่วยลดภาระ HR ได้อย่างไร
วันแรกของการทำงาน พนักงานใหม่ต้องเรียนรู้หลายอย่างพร้อมกัน ตั้งแต่ประวัติบริษัท กฎระเบียบภายใน ไปจนถึงวิธีใช้ระบบต่าง ๆ ในองค์กร สำหรับ HR ที่ต้องดูแลพนักงานหลายคน การอธิบายข้อมูลเดิมซ้ำ ๆ ทุกครั้งที่มีคนเริ่มงานใหม่อาจใช้เวลามากกว่าที่คิด โดยเฉพาะบริษัทที่มีการรับพนักงานอย่างต่อเนื่องหรือมีสำนักงานหลายแห่ง
การนำ e-Learning มาใช้ในกระบวนการ Onboarding จึงเป็นอีกวิธีที่ช่วยให้การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ทำได้ง่ายขึ้น โดยไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนทุกกิจกรรมให้เป็นออนไลน์ทั้งหมด
e-Learning กับการปฐมนิเทศ
e-Learning คือการเรียนรู้ผ่านสื่อดิจิทัล เช่น วิดีโอ บทเรียนออนไลน์ และแบบทดสอบออนไลน์ องค์กรสามารถนำมาใช้ถ่ายทอดข้อมูลพื้นฐานที่พนักงานทุกคนจำเป็นต้องรู้ เช่น นโยบายบริษัท วัฒนธรรมองค์กร ขั้นตอนการทำงาน และแนวทางรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
เมื่อจัดทำเนื้อหาไว้ในหลักสูตรออนไลน์แล้ว พนักงานใหม่สามารถเรียนตามลำดับที่กำหนดได้ ส่วน HR ก็ไม่ต้องเริ่มอธิบายข้อมูลพื้นฐานทั้งหมดใหม่ทุกครั้ง ทั้งนี้ บางเรื่อง เช่น การแนะนำทีม การฝึกใช้เครื่องมือเฉพาะ หรือการตอบคำถามเกี่ยวกับงานจริง ยังคงต้องมีผู้ดูแลให้คำแนะนำโดยตรง
3 วิธีที่ e-Learning ช่วยให้ HR ทำงานง่ายขึ้น
ลดการอธิบายเรื่องเดิมซ้ำ ๆ
ข้อมูลที่ทุกคนต้องเรียนนั้นเหมือนกัน สามารถจัดทำเป็นวิดีโอหรือบทเรียนออนไลน์ไว้ล่วงหน้าได้ เมื่อมีพนักงานใหม่เข้ามา HR ก็สามารถมอบหมายหลักสูตรให้เรียนตามขั้นตอน แทนการนัดหมายเพื่ออธิบายข้อมูลชุดเดิมทุกครั้ง
ช่วยให้พนักงานเรียนรู้ตามจังหวะของตัวเอง
บางคนอาจต้องการเวลาทบทวนข้อมูลมากกว่าคนอื่น การมีบทเรียนออนไลน์ช่วยให้พนักงานกลับมาอ่านหรือดูเนื้อหาซ้ำได้ตามเงื่อนไขการใช้งานที่กำหนด เหมาะกับข้อมูลที่ต้องทำความเข้าใจอย่างละเอียด เช่น นโยบายการลา หรือขั้นตอนการขออนุมัติภายใน
ติดตามการเรียนได้สะดวกขึ้น
หากใช้ e-Learning ร่วมกับระบบ LMS ผู้ดูแลสามารถตรวจสอบสถานะการเรียนและผลการทดสอบได้ตามความสามารถของระบบ ช่วยให้ HR เห็นว่าพนักงานคนใดเรียนครบแล้ว หรือยังมีหัวข้อที่ต้องติดตามเพิ่มเติมหรือไม่
ควรเริ่มทำหลักสูตรจากเรื่องไหนดี?
ไม่จำเป็นต้องสร้างบทเรียนจำนวนมากตั้งแต่แรก ลองเริ่มจากข้อมูลที่พนักงานทุกคนต้องรู้และ HR ต้องอธิบายซ้ำบ่อยที่สุด ก่อน เช่น การแนะนำบริษัท นโยบายภายใน และความปลอดภัยในการทำงาน จากนั้นจึงเพิ่มหลักสูตรเฉพาะตำแหน่งหรือแผนก ตามความจำเป็น
เนื้อหาควรแบ่งเป็นหัวข้อย่อยที่เข้าใจง่าย ใช้ตัวอย่างจากสถานการณ์จริง และมีคำถามสั้น ๆ เพื่อช่วยตรวจสอบความเข้าใจ ไม่ควรนำเอกสารจำนวนมากมาวางไว้บนหน้าจอแล้วคาดหวังว่าพนักงานจะอ่านทั้งหมดด้วยตนเอง
วางแผน Onboarding ให้เหมาะกับองค์กร
การปฐมนิเทศที่ดีควรช่วยให้พนักงานเข้าใจทั้งองค์กรและหน้าที่ของตนเอง e-Learning สามารถช่วยจัดการข้อมูลพื้นฐาน
Verztec ให้บริการออกแบบและผลิต e-Learning สำหรับองค์กรที่ต้องการจัดทำหลักสูตรพนักงานใหม่ให้เหมาะกับเนื้อหาและรูปแบบการทำงานของบริษัท
ติดต่อเราเพื่อปรึกษาการพัฒนาหลักสูตร e-Learning สำหรับ Onboarding พนักงานใหม่
